Privacyverklaring HV-Geleen

mei 2018


HV-Geleen verwerkt persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door HV-Geleen.

HV-Geleen streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als HV-Geleen. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacyverklaring geven wij aan hoe HV-Geleen voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt HV-Geleen persoonsgegevens?
HV-Geleen verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Leden en vrijwilligers van HV-Geleen.

  • Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van onze vereniging of die in het verleden lid zijn geweest;

  • Abonnees op het nieuwsblad van HV-Geleen;

  • Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door HV-Geleen georganiseerde activiteit, acties en/of enquêtes;

  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
HV-Geleen verwerkt persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem.

Waarvoor verwerkt HV-Geleen persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden bij de HV-Geleen, om abonnee te worden, aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons aan te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.

Leden, abonnees en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van nieuws, uitnodigingen voor activiteiten of enquêtes. Bij vragen aan bijvoorbeeld de ledenservice, verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven of voor online onderzoeken. Voor dit soort mailings kan iemand zich eenvoudig uitschrijven door een bericht te sturen aan de ledenadministratie of website formulier met het verzoek zich uit te schrijven of af te melden voor nieuwsbrieven.

Verwerkt HV-Geleen bijzondere persoonsgegevens?
Nee, HV-Geleen verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap. HV-Geleen draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat HV-Geleen met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen onze vereniging zijn dit enkel en alleen de bestuursleden, benoemd in de functie van penningmeester, ledenadministrateur en secretaris, die lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Deze personen hebben toegang enkel en alleen voor de uitvoering van hun takenpakket.

De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
HV-Geleen wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften. Deze gegevens worden geanonimiseerd.

Cookies e.d. op de website
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming – wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. HV-Geleen gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. HV-Geleen verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. HV-Geleen verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting:
https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Kan ik zien welke gegevens HV-Geleen van mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die HV-Geleen verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van HV-Geleen. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door HV-Geleen kunt u terecht bij de ledenadministratie van de HV Geleen. Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek is een Procedure beveiligings- en datalek opgesteld.

HV-Geleen heeft met de woningcorporatie ZOwonen een overeenkomst gesloten alwaar de Privacy oficer Gegevensbescherming de naleving van de wet- en regelgeving coördineert. Deze aandachtsfunctionaris gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken.

Mocht u er samen met de HV-Geleen niet uitkomen dan is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacybeleid
HV-Geleen streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy verklaring. Op de website van HV-Geleen is altijd de meest recente verklaring beschikbaar.

 

 

 

 

Er is iedere maandagmorgen spreekuur van10.00 tot 12.00
 Tel: 046-475- 64 22

E-mail: huurdersvereniginggeleen@gmail.com

 

        

Wij zijn lid van de Nedelandse Woonbond
en ingeschreven bij Kvk

Huurdersvereniging Geleen
Rijksweg Zuid 1H
6161 BE Geleen
046 - 475 64 22